在日常办公和行政管理中，公文写作是一项基本且重要的技能。无论是政府机关、企事业单位，还是学校、社团，都需要通过规范的公文来传达信息、布置任务、汇报工作或制定政策。因此，掌握公文写作的基本格式与常见范文，对于提高工作效率和增强沟通效果具有重要意义。

一、公文写作的基本格式

公文通常由以下几个部分组成，具体结构根据发文单位的层级和公文种类有所不同：

1. 标题

标题应简明扼要，准确反映公文内容。一般采用“关于+事由+的+文种”结构。例如：“关于加强安全生产工作的通知”。

2. 发文字号

每份正式公文都应有唯一的编号，用于归档和查询。格式为：机关代字+年份+序号，如“X政办〔2025〕12号”。

3. 主送单位

明确公文的接收单位，如“各有关单位”、“XX部门”等。

4. 正文

正文是公文的核心部分，包括背景、目的、事项、要求等内容。语言应简洁、准确、正式，避免使用口语化表达。

5. 落款

包括发文单位名称和成文日期，日期应使用汉字书写，如“二〇二五年三月五日”。

6. 附件说明（如有）

若有附件，应在正文末尾注明，并列出附件名称。

7. 印章

正式公文应加盖单位公章，以示权威性。

二、常见的公文类型及写作要点

1. 通知

用于发布、传达要求下级机关执行或周知的事项。

写作要点：明确事项、提出要求、语气庄重。

2. 请示

向上级机关请求指示、批准或解决某个问题。

写作要点：一事一请、理由充分、用语谦恭。

3. 报告

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

写作要点：内容真实、条理清晰、语言简练。

4. 函

用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

写作要点：礼貌得体、措辞严谨、内容明确。

5. 纪要

记录会议主要精神和议定事项。

写作要点：客观真实、重点突出、条理分明。

三、公文写作常见误区与注意事项

- 避免口语化表达：公文语言应正式、规范，避免使用“这个”、“那个”等随意用语。

- 注意逻辑顺序：结构清晰，层次分明，确保读者能快速理解内容。

- 格式统一：不同类型的公文应按照规定的格式撰写，避免格式混乱。

- 严格遵循行文规则：如“请示”不能抄送其他单位，“报告”不得夹带请示事项等。

四、实用公文写作范例

范例一：通知

关于召开第一季度工作总结会议的通知

各科室、各部门：

为进一步总结2025年第一季度各项工作开展情况，分析存在问题，部署下一阶段工作任务，经研究决定，召开第一季度工作总结会议。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：2025年3月10日（星期一）上午9:00

二、会议地点：办公楼三楼会议室

三、参会人员：全体中层干部

四、会议

1. 各科室负责人汇报工作进展；

2. 分析当前工作中存在的问题；

3. 部署第二季度重点工作任务。

请各科室提前准备汇报材料，准时参会。

特此通知。

XX单位办公室

2025年3月5日

范例二：请示

关于申请增加办公设备的请示

XX局：

因我单位近期业务量大幅增加，现有办公设备已无法满足日常工作需要，特别是打印机、电脑等设备老化严重，影响了工作效率。为保障正常运转，现申请拨款购置一批办公设备，预算约为人民币8万元。

妥否，请批示。

XX单位

2025年3月5日

通过以上内容可以看出，规范的公文写作不仅有助于提升组织形象，也能有效提高行政效率。希望广大工作者能够重视公文写作的学习与实践，不断提升自身综合素质。