在日常工作和生活中，我们常常需要向领导或相关部门提交一些说明性的文件，以解释特定的情况或事件。这种情况下，“情况说明书”就显得尤为重要。本文将详细介绍情况说明书的基本格式，并提供一份实用的范文供参考。

一、情况说明书的基本格式

1. 标题

在文档的最上方，清晰地写明“情况说明书”几个字，以便读者一眼就能明白文件的主要用途。

2. 开头部分

- 首先标明写给谁（收件人），例如“尊敬的领导”或者“某某部门”。

- 接着简单介绍自己的身份和与事件相关的背景信息。比如：“我是XX部门的员工XXX，负责XX工作。”

3. 正文部分

正文是情况说明书的核心内容，通常包括以下几个方面：

- 事件描述：详细叙述所发生的具体情况，时间、地点、人物、经过等要素要交代清楚。

- 原因分析：如果涉及问题或失误，需明确指出产生这些问题的原因是什么。

- 解决方案：针对存在的问题提出具体的改进措施或补救办法。

- 请求事项：如果有需要上级协助的地方，可以在此处明确提出希望得到的支持或指导。

4. 结尾部分

表达感谢之意，并表示愿意配合后续处理工作。例如：“以上所述均为实际情况，请予以审阅并给予指示，谢谢！”

5. 落款

包括署名和日期。署名应为个人姓名或单位名称，日期则标注书写当天的具体年月日。

二、情况说明书范文

情况说明书

尊敬的领导：

您好！我是XX部门的员工XXX，主要负责XX项目管理工作。现就近期工作中出现的问题向您汇报如下：

一、事件概述

自2023年X月X日起，在执行XX项目的进程中，由于对客户需求理解偏差以及内部沟通不畅，导致部分交付成果未能达到预期标准。具体表现为：部分功能模块未能按时完成测试，影响了整体进度安排。

二、原因分析

经过深入调查后发现，主要原因在于以下几点：

1. 项目初期需求收集阶段存在遗漏现象，未能全面覆盖客户所有期望的功能点；

2. 内部团队之间缺乏有效协作机制，信息传递效率低下；

3. 时间管理上存在松懈，未严格按照既定计划推进各项工作。

三、解决措施

针对上述问题，我们已经采取了以下行动：

1. 组织全体成员重新梳理客户需求清单，并补充完善缺失项；

2. 建立每周例会制度，确保每个环节都能及时反馈最新进展；

3. 调整资源分配方案，优先保障关键任务顺利完成。

四、请求支持

鉴于目前面临的困难，恳请领导能够协调其他部门给予技术支持，并适当延长项目期限以便我们更好地完成任务。

以上所述均为实际情况，请予以审阅并给予指示，谢谢！

此致

敬礼

申请人：XXX

日期：2023年X月X日

通过以上模板可以看出，情况说明书是一种非常灵活且实用的书面工具。只要按照固定的框架组织语言，结合实际案例编写即可。希望各位读者能够在实践中加以运用，提高工作效率。