为了规范公司内部文件的收发流程，确保信息传递的及时性与准确性，特制定本管理制度。以下为具体细则：

一、文件接收管理

1. 接收渠道

所有外部来文需通过指定邮箱或快递方式接收，并由行政部统一签收。

2. 签收登记

每份收到的文件均需进行详细登记，包括文件编号、发送单位、日期及主要内容摘要。

3. 分类整理

根据文件性质和紧急程度分类存放，便于后续查阅与处理。

二、文件发送管理

1. 审批流程

内部文件在发送前需经过相关负责人审核批准，确保内容无误且符合公司政策。

2. 发送方式

文件可通过电子邮件、纸质邮寄或专人递送的方式发送至指定接收方。

3. 跟踪确认

对重要文件应采取电话或邮件形式跟踪接收情况，确保对方已成功接收。

三、档案保存

1. 电子档案

所有数字化文档需备份存档，定期检查数据完整性。

2. 纸质档案

纸质版文件需妥善保管于专用文件柜中，避免遗失或损坏。

3. 保密措施

涉密文件须严格遵守保密规定，未经允许不得擅自复印或外传。

四、责任分工

- 行政部：负责日常文件的收发管理工作。

- 各部门：配合完成各自职责范围内的文件流转任务。

- 监督小组：不定期抽查文件管理执行情况，提出改进建议。

五、违规处理

对于违反上述规定的个人或部门，将视情节轻重给予警告、罚款或其他处罚措施，以维护制度严肃性。

本制度自发布之日起实施，请全体员工共同遵守，共同努力打造高效有序的工作环境。

以上即为《20-文件收发管理制度》的具体内容，希望每位同事都能认真执行，让我们的工作更加顺畅高效！